1. تأليف داخلي أو رفع ملفات
أنشئ المحتوى داخل البيئة المتاحة أو ارفع ملفات Word وPDF والمرفقات الداعمة، مع تسجيل نوع المستند ومالكه وتصنيفه والغرض منه بدل حفظ ملف بلا سياق.
التحكم في المستندات | متاحة
متاحةاجعل المستند الصحيح، بالإصدار الصحيح، متاحًا للشخص الصحيح.
يجمع QSigma360 دورة حياة المستند في مكان واحد: التأليف أو الرفع، والمراجعة، والاعتماد، والتوقيع، وتحديد تاريخ السريان، والنشر، والقراءة والإقرار، ثم الاستبدال أو الأرشفة. وتبقى العلاقة واضحة بين المحتوى الجاري العمل عليه، والنسخة المعتمدة، والمخرج الرسمي، وأي نسخة متحكم بها تم إصدارها.
المشكلة والقيمة
تتراجع الثقة في نظام الوثائق عندما تتداول الفرق ملفات متشابهة بأسماء مختلفة، أو تعمل بنسخ قديمة، أو لا تستطيع إثبات من راجع مستندًا أو قرأه. كما أن وجود ملف في مجلد مشترك لا يعني أنه معتمد أو ساري أو موزع بصورة صحيحة.
يوحّد QSigma360 المحتوى والبيانات الوصفية ومسار الموافقة وحالة الإصدار وسجل القراءة والتوزيع. ويمنح المستخدمين نقطة واضحة للوصول إلى النسخة السارية، بينما يحتفظ فريق الجودة بتاريخ الإصدارات والأسباب والموافقات والمخرجات الرسمية دون فقد التسلسل.
ست قدرات رئيسية
2. مراجعة واعتماد وتوقيع
حدّد المراجعين والمعتمدين وفق الأدوار، ووثّق الملاحظات والقرارات والتوقيعات المطلوبة. ترتبط كل خطوة بالمستخدم المخول ووقت الإجراء ومسار الاعتماد المهيأ.
3. إصدارات وتواريخ سريان
ميّز بين المسودة وقيد المراجعة والمعتمد والساري والمستبدل والملغى. يحتفظ السجل بسبب التعديل وتاريخ الإصدار والسريان وعلاقة النسخة الجديدة بما قبلها.
4. قراءة وإقرار وتوزيع
وجّه المستند إلى الأشخاص أو الأدوار المعنية، وتابع القراءة والإقرار حيثما تطلب الإجراء ذلك، مع رؤية أوضح للحالات المتأخرة قبل موعد السريان أو المراجعة.
5. نسخ متحكم بها
أصدر نسخة محددة لغرض أو موقع أو مستلم مع بيانات تحقق وتوزيع، وسجّل حالتها عند الاستبدال أو السحب، بدل ترك المطبوعات والنسخ المحلية بلا رقابة.
6. مخرجات رسمية وأرشيف
أنشئ مخرجات PDF رسمية قابلة للتحقق وفق إعدادات النظام، مع بيانات الإصدار ووسيلة التحقق مثل QR عند تهيئتها، واحفظ المخرجات وسجلها ضمن أرشيف منظم وقابل للتتبع.
آلية العمل
- 1إنشاء السجل: تحديد النوع والرمز والمالك والبيانات الوصفية، ثم التأليف أو رفع الملف.
- 2الإعداد للمراجعة: استكمال المحتوى والمرفقات وتحديد المراجعين والمعتمدين المطلوبين.
- 3المراجعة والقرار: تسجيل الملاحظات، وإجراء التعديلات، والحصول على الاعتماد والتوقيع وفق المسار.
- 4الإصدار والسريان: تثبيت رقم الإصدار وتاريخ السريان ونشر النسخة المعتمدة للجمهور المصرح له.
- 5التوزيع والإقرار: توجيه القراءة، ومتابعة الإقرارات، وإدارة النسخ المتحكم بها والمخرجات الرسمية.
- 6المراجعة أو الاستبدال: بدء إصدار جديد عند التعديل، مع حفظ النسخة السابقة وحالتها وتاريخها دون طمس السجل.
الحوكمة والتكامل
يفصل QSigma360 بين أربع حالات قد تختلط في الأنظمة التقليدية: السجل الحي الذي يحتوي المحتوى الجاري ومساره؛ النسخة المعتمدة التي اكتملت موافقاتها؛ المخرج الرسمي الذي وُلّد من الإصدار المعتمد؛ والنسخة المتحكم بها التي صدرت لمستلم أو موقع محدد. هذا الفصل، مع الصلاحيات وسجل النشاط والطوابع الزمنية، يدعم تتبعًا أوضح دون الادعاء بأن مجرد رفع الملف يجعله معتمدًا.
وتتصل المستندات بالتدريب والتغيير وCAPA والتدقيق؛ فقد يتطلب تغيير معتمد إصدارًا جديدًا، وقد يُلزم المستند المحدث مستخدمين بالقراءة أو التدريب قبل السريان. لا يُعرض تصدير Word العام كقدرة مكتملة ما لم يكن مفعّلًا ومثبتًا في تهيئة المنصة؛ تظل المخرجات الرسمية المنضبطة بصيغة PDF هي المرجع المعلن هنا.
واجهة توضيحية — ليست لقطة من بيانات عميل
تصور مبسط لدورة العمل
1
المشكلة والقيمة
2
ست قدرات رئيسية
3
آلية العمل
4
الحوكمة والتكامل
الأسئلة الشائعة
هل يمكن رفع ملفات Word وPDF؟
نعم، يمكن استخدام الملفات المرفوعة ضمن دورة المستند بحسب أنواع الملفات والسياسات المهيأة. رفع Word لا يعني تلقائيًا أن تصدير كل مستند رسمي بصيغة Word متاح؛ المخرج الرسمي المعلن هو PDF المنضبط.
ما الفرق بين النسخة المعتمدة والنسخة المتحكم بها؟
النسخة المعتمدة هي الإصدار الذي أكمل مسار الموافقة. أما النسخة المتحكم بها فهي نسخة صادرة من ذلك الإصدار لغرض أو موقع أو مستلم محدد، وتحتاج إلى متابعة توزيعها واستبدالها.
هل يحذف الإصدار الجديد الإصدارات السابقة؟
لا ينبغي أن يطمس الإصدار الجديد التاريخ. تبقى النسخ السابقة وحالاتها وأسباب تعديلها متاحة للمستخدمين المخولين وفق سياسة الاحتفاظ والصلاحيات.
هل التوقيع داخل المنصة اعتماد قانوني تلقائي؟
التوقيع يوثق إجراء المستخدم المخول ضمن مسار النظام. أما ملاءمته لمتطلب قانوني أو تنظيمي محدد فتعتمد على التهيئة والسياسات والولاية المطبقة، ويجب تقييمها من المؤسسة.
أوقف البحث عن النسخة الصحيحة. اجعلها واضحة ومتحكمًا بها.
شاهد كيف يدير QSigma360 دورة المستند من المسودة إلى المخرج الرسمي وسجل التوزيع.